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Gestión de proyectos: ¿qué es y cómo aplicarlo en una empresa?

La gestión de proyectos es uno de los pilares fundamentales del éxito de cualquier organización. Entérate más.

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La gestión de proyectos es uno de los pilares fundamentales del éxito de cualquier organización. Alcanzar los objetivos gerenciales depende de su estructuración y precisa ejecución. En este artículo te contamos más de ello.

¿Qué es la Gestión de proyectos?

La Gestión de proyectos es un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos un proyecto de inicio a fin de una organización.

Estos proyectos son emprendimientos temporales diseñados a producir un único producto, servicio o resultado definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables).

Según el Instituto de Gestión de Proyectos, los procesos se guían por cinco etapas:

  1. Iniciación
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Control
  5. Cierre

La gestión del proyecto se puede aplicar a casi cualquier tipo de proyecto y permite su control total con respuestas inmediatas evitando demoras innecesarias que repercuten en el tiempo y coste de los proyectos.

=> Lee más aquí: Planeamiento Estratégico: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

¿Cuáles son los objetivos de la Gestión de proyectos?

  1. Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto
  2. Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto
  3. Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Es importante anotar que estos proyectos son independientes de la actividad diaria en la empresa, por lo que se requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos específicos del proyecto.

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Fases de la gestión de proyectos

A continuación, los pasos o fases de este sistema de gestión para aplicar en todo proyecto empresarial. A tomar en cuenta:

Análisis de factibilidad

Esta es la primera fase, la que podría considerarse también de investigación para ver cómo será el proceso, cuál el beneficio y la inversión.

=> Lee más aquí: Indicadores de gestión: ¿qué son y para qué sirven en el negocio?

En este punto, se recomienda seguir los siguientes bullets:

  • Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial
  • Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.)
  • Reporte de los riesgos de ejecución del proyecto
  • Investigación de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.

Planificación detallada del plan de acción

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios.

=> Lee más aquí: Gestión de costos en minería: ¿Para qué sirven los KPI y su medición?

Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

  1. Revisar el análisis del alcance del proyecto
  2. Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos
  3. Definir el plan de proyecto

Ejecución del proyecto

Durante esta fase del proyecto, las empresas ponen manos a la obra y los gestores de proyecto o los mismos gerentes se encargan de administrar y ejecutar los procesos. Así, algunos de los pasos importantes son:

  • Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo)
  • Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles
  • Ejecutar las tareas planificadas
  • Gestionar las peticiones de cambio

Monitoreo y control de trabajo

En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan.

=> Lee más aquí: Gestión de Riesgos: ¿Qué es y cómo funciona?

Así, se realizan generalmente las siguientes acciones:

  • Seguimiento de tareas e hitos planificados
  • Gestión de entregables
  • Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso
  • Generación de informes de seguimiento

Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras.

¿Qué se hace en esta última parte de la gestión?

  • Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders)
  • Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto
  • Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales
  • Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido

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Análisis a tener en cuenta en la Gestión

  • Análisis de inversiones.
  • Estudio de coste-beneficio.
  • Encuestas de expertos.
  • Informe de la tendencia en el cumplimiento de hitos.
  • Análisis de la tendencia de costes.

Problemas comunes en la Gestión de proyectos. ¿Cómo los soluciono?

Problema 1: El equipo no comprende el proyecto

Uno de los problemas más comunes ocurre cuando el equipo no comprende el proyecto. Este es el resultado de la falta de comunicación entre la alta gerencia, el gerente de proyectos y el dueño de la empresa.

La labor del dueño de la empresa es garantizar que el equipo directivo y los gerentes de proyectos estén equipados con las herramientas que necesitan para buscar información precisa respecto de los proyectos.

=> Leer más aquí: Habilidades gerenciales: ¿qué es el Ramp up y por qué es importante?

No tiene que dar en bandeja las labores, pero sí necesita asegurarse de que tengan lo que necesitan para completar el proyecto:

Ya sea que requieran acceso a archivos, facturas, propuestas a clientes, información presupuestaria o comunicación colateral con el cliente, el dueño del negocio debe garantizar que los gerentes de proyectos sepan cómo acceder a información pertinente.

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Problema 2: El gerente de proyectos está muy relajado o muy tenso

No todos están hechos para ser gerentes de proyectos y tener a alguien que es demasiado laxo con las fechas límite o con el trabajo que necesita ser desarrollado puede volver al equipo improductivo y frustrado.

Por otro lado, un gerente de proyectos que es demasiado rígido y que controla de forma excesiva puede abrumar y desmotivar al equipo.

Si tiene a un novato en la gestión de proyectos, asegúrese de repartir evaluaciones entre colegas luego de proyectos importantes.

=> Lee más aquí: Supply Chain Management: ¿qué es y cómo funciona?

Esto proporcionará una imagen de 360 grados sobre cómo se desempeñó junto el equipo, en especial el gerente de proyectos.

Las preguntas que debe realizar incluyen:

  • ¿El gerente de proyectos fue útil y estaba dispuesto a ayudar con información que no podía encontrar solo?
  • ¿El gerente de proyectos fue positivo y optimista con el proyecto?
  • ¿Le fue fácil contactarse y comunicarse con el gerente de proyectos?

Realice preguntas abiertas y pida a los miembros que compartan sus experiencias. Esta información le ayudará a asignar futuros proyectos.

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Problema 3: El cronograma de objetivos es imposible

Si el gerente de proyectos no puede observar el panorama general y comprender la carga de trabajo del equipo, entonces los proyectos nunca podrán terminarse en la fecha límite.

Los gerentes de proyectos deben poder ver que cada miembro del equipo contribuye con cada proyecto en desarrollo y debe visualizar los resultados finales.

Los mayores cambios ocurren en los cronogramas del proyecto, y empezar a aplazar fechas límite puede ser una pesadilla para la productividad del equipo (y finalmente para la reputación de la empresa).

=> Lee más aquí: MBA minero: 10 habilidades blandas que todo gerente debe tener

Aunque sí se requiere suficiente tiempo para entregar un trabajo cuya calidad exceda las expectativas de los clientes, también necesita saber dónde y cómo lograrlo.

Conviene emplear la ayuda de un software de gestión de proyectos que permita al gerente del proyecto asignar tareas, establecer fechas límite y estimar el tiempo en que debe completarse las tareas.

De esta manera, los empleados pueden controlar su tiempo y los gerentes de proyecto pueden obtener informes detallados y ver si está sobrestimando (o subestimando) cierto proyecto.

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